Knowledge Base
Knowledge Base の仕事は、あとで Agent がきれいに引けるように参照資料を整えておくことです。
重要なのは単にファイルを置くことではなく、どの資料が Agent の判断を本当に良くするかを見極めることです。
良い folder に入るもの
Consultation Desk なら、強い folder はたいてい狭く、役割が明確です。
良い例:
- service definition
- routing rule
- callback と handoff expectation
Instructionsに入れるには長いが重要な policy reference
弱い例:
- 生の interview transcript
- 無関係な内容が混ざった巨大 folder
- 複数 owner 由来の古い重複ファイル
接続前に置き場所を決める
同じ document を何でもかんでも同じ場所に置くべきではありません。
| そのファイルが... | 向いている場所 |
|---|---|
| 毎ターン守られるべき | Instructions |
| 必要な時だけ検索されればよい | Knowledge Base |
| まだ整理不足 | いったん接続しない |
Operator の問いから folder を作る
どんなファイルがあるか ではなく、次のように考える方が有効です。
- Agent にもっと確実に答えてほしい質問は何か
- より一貫してほしい判断は何か
- human operator が引用元として信頼してほしい資料は何か
この考え方の方が、見つけたファイルを全部アップロードするより強い folder になります。
Agent へ接続する
データの準備ができたら、Agent Editor の Knowledge Base tool で接続します。
流れは次の通りです。
- ここで folder を整える
Toolsでその folder を選ぶ- 明確な
When to Useを書く - 実際の質問で試す
ファイル名は重要です
Agent は各ファイル名を信号として参照します。名前が漠然としていると、検索品質は目に見えて下がります。ファイル名は「短く、自己説明的なラベル」として扱ってください。
- 良い例:
consultation-routing-rules-2026.md、callback-escalation-policy.md、pricing-enterprise-tier.pdf - 弱い例:
final_v3.docx、doc1.pdf、無題.md、export.csv
説明的な名前にしておくと、Agent が正しいファイルを選びやすくなり、operator も古い重複を見つけやすく、Agent が回答で出典を示す時もきれいになります。
KB ファイル内の画像
KB ファイルに含まれる画像（Markdown や PDF の参考資料に埋め込まれた図やスクリーンショット）は retrieval 可能です。Agent に標準の Markdown 画像記法で返すよう指示すれば、チャット画面がそのままインラインで表示します。
特定のタイミングで画像を見せたい場合は、Instructions か Knowledge Base tool の When to Use に明示してください（例: ユーザーが routing について質問したら、routing 図を Markdown 画像記法で表示すること。）。この指示がないと、Agent は画像を表示せずに文章で説明してしまうことがあります。
source はきれいに保つ
次の習慣が大きく効きます。
- 巨大 export より短く絞った reference file を優先する
- 古い重複を消す
- 使い方が違う話題は別 folder に分ける
- 生 transcript をそのまま入れず、要約してから使う
source が変わったら
元ファイルに重要な変更があったら、接続済み copy も意図的に更新してください。自動で最新が見えている前提にしない方が安全です。