Knowledge Base

Knowledge Base の仕事は、あとで Agent がきれいに引けるように参照資料を整えておくことです。

重要なのは単にファイルを置くことではなく、どの資料が Agent の判断を本当に良くするかを見極めることです。

Consultation Desk 用に絞った参照フォルダ

良い folder に入るもの

Consultation Desk なら、強い folder はたいてい狭く、役割が明確です。

良い例:

service definition
routing rule
callback と handoff expectation
Instructions に入れるには長いが重要な policy reference

弱い例:

生の interview transcript
無関係な内容が混ざった巨大 folder
複数 owner 由来の古い重複ファイル

接続前に置き場所を決める

同じ document を何でもかんでも同じ場所に置くべきではありません。

そのファイルが...	向いている場所
毎ターン守られるべき	`Instructions`
必要な時だけ検索されればよい	`Knowledge Base`
まだ整理不足	いったん接続しない

Operator の問いから folder を作る

どんなファイルがあるか ではなく、次のように考える方が有効です。

Agent にもっと確実に答えてほしい質問は何か
より一貫してほしい判断は何か
human operator が引用元として信頼してほしい資料は何か

この考え方の方が、見つけたファイルを全部アップロードするより強い folder になります。

Agent へ接続する

データの準備ができたら、Agent Editor の Knowledge Base tool で接続します。

選択ファイルと When to Use を設定した Knowledge Base tool

流れは次の通りです。

ここで folder を整える
Tools でその folder を選ぶ
明確な When to Use を書く
実際の質問で試す

対応するソースとファイル形式

ソースを準備する前に次の表を確認してください。ファイル拡張子は対応形式のいずれかと一致する必要があります。

追加方法	対応する内容	重要な注意点
直接アップロード — ドキュメント	`.pdf`、`.txt`、`.md`、`.html`、`.doc`、`.docx`、`.pptx`	複雑なレイアウトやプレゼンテーションの動作は完全には保持されない場合があります。
直接アップロード — 表形式データ	`.csv`、`.xlsx`	CSV は 1 テーブル、表示されている各 XLSX ワークシートは 1 テーブルになります。
直接アップロード — 画像	`.jpg`、`.jpeg`、`.png`、`.gif`、`.webp`	元画像を保持し、AI 検索説明を生成します。
Google Drive	Google Docs、Google Slides、Google Sheets、PDF、TXT、Markdown、DOC、DOCX、PPTX	XLSX は Google Drive から選択せず、直接アップロードしてください。
Notion	OAuth で許可した範囲内の pages	page attachments、database properties、embedded media、OCR は個別に保証されません。

Knowledge Base は音声ファイルに対応していません。選択したモデルが audio input に対応していれば、対応する chat flow で音声を添付できます。詳しくは LLM モデル選択を参照してください。単独アップロード画像とドキュメント内の画像の扱いについては、下の Knowledge Base の画像を参照してください。

制限と処理動作

直接アップロードの上限は 1 ファイルあたり 50 MB、一度に選択できるのは 50 ファイルまでです。
アップロードまたはインポートしたコンテンツは、処理が完了してから Agent が検索できます。Knowledge Base のファイルステータスで利用可能になったことを確認してください。
対応ドキュメントは検索可能なコンテンツへ変換されます。複雑なレイアウトやプレゼンテーションの動作は完全には保持されない場合があります。
Google Drive のドキュメントは接続時のコピーです。元ファイルが変わった場合は、自動更新を前提にせず接続済みコピーを更新してください。Google Sheets は表形式データとして問い合わせる際にも、ソースに新しい版があるか確認します。
Notion flow は OAuth 認可範囲内の pages をインポートします。page attachments、database properties、embedded media の個別インポートや OCR は保証しません。

CSV、XLSX、Google Sheets を使う

表形式データソースには、通常のドキュメントにはない schema 詳細があります。処理が完了したソースを開き、テーブル、行数、列、推定された型、警告を確認してから Agent に接続してください。

1 つの CSV ファイルが 1 つのテーブルになります。
表示されている各 XLSX ワークシートが 1 つのテーブルになります。
表示されている各 Google Sheets タブが 1 つのテーブルになります。
CSV と XLSX は同じ形式のファイルで置換できます。
Google Sheets は接続済みファイルから更新できます。
処理に失敗した場合は、ソースまたはアクセスの問題を修正してから再試行します。

重要な箇所に FAQ アノテーションを追加する

内容は正しいものの、ユーザーが別の表現で質問する可能性がある箇所には FAQ アノテーションを使います。選択した箇所に想定質問やキーワードを結び付けて検索しやすくするもので、元の文書を書き換えるものではありません。

テキストベースのファイルが Ready になってから開きます。
質問への答えになる正確な箇所を選択します。
選択したテキストに FAQ を追加を選びます。
自然なユーザー質問を一つ、または識別しやすいキーワードを入力して保存します。

サイドパネルまたは番号付きマーカーから編集・削除できます。削除されるのはトリガー質問だけで、文書の本文は変わりません。

一つのアノテーションは一つの明確な意図に絞ります。答え自体が変わった場合は、古い内容と矛盾するアノテーションを足すのではなく、先にソースを更新してください。

ファイル名は重要です

Agent は各ファイル名を信号として参照します。名前が漠然としていると、検索品質は目に見えて下がります。ファイル名は「短く、自己説明的なラベル」として扱ってください。

良い例: consultation-routing-rules-2026.md、callback-escalation-policy.md、pricing-enterprise-tier.pdf
弱い例: final_v3.docx、doc1.pdf、無題.md、export.csv

説明的な名前にしておくと、Agent が正しいファイルを選びやすくなり、operator も古い重複を見つけやすく、Agent が回答で出典を示す時もきれいになります。

Knowledge Base の画像

画像を単独でアップロードすると、Knowledge Base は元画像を保持し、semantic retrieval 用の読み取り専用 AI 検索説明を作成します。ファイルビューでは画像を先に表示し、生成された説明は補助情報として表示します。

画像のステータスが Ready になると、Knowledge Base と Image Generation の両方を設定した Agent は、その画像を新しい画像の視覚的な参照として利用できます。処理中でもプレビューできる場合がありますが、処理が完了するまでは生成用の参照画像として使えません。

KB ドキュメントに含まれる画像（Markdown や PDF の参考資料に埋め込まれた図やスクリーンショット）も retrieval 可能です。Agent に標準の Markdown 画像記法で返すよう指示すれば、チャット画面がそのままインラインで表示します。

![ルーティング図](routing-diagram.png)

特定のタイミングで画像を見せたい場合は、Instructions か Knowledge Base tool の When to Use に明示してください（例: ユーザーが routing について質問したら、routing 図を Markdown 画像記法で表示すること。）。この指示がないと、Agent は画像を表示せずに文章で説明してしまうことがあります。

source はきれいに保つ

次の習慣が大きく効きます。

巨大 export より短く絞った reference file を優先する
古い重複を消す
使い方が違う話題は別 folder に分ける
生 transcript をそのまま入れず、要約してから使う

source が変わったら

元ファイルに重要な変更があったら、接続済み copy も意図的に更新してください。自動で最新が見えている前提にしない方が安全です。